Ini pertanyaan pertama yang hampir selalu muncul, dan anehnya paling jarang dijawab terbuka. Banyak vendor memilih menjawab "tergantung kebutuhan" lalu mengarahkan ke rapat. Kami lebih suka menjawabnya di sini.
Jawaban singkatnya
Untuk pasar Indonesia, sistem custom yang benar-benar dipakai sehari-hari biasanya jatuh di tiga rentang:
- Sistem satu bidang — misalnya khusus stok, atau khusus pencatatan produksi. Lingkupnya jelas, satu atau dua jenis pengguna. Umumnya selesai dalam 4–8 minggu.
- ERP menengah — stok, penjualan, pembelian, dan pembukuan yang saling terhubung. Beberapa peran pengguna, beberapa lokasi. Umumnya 2–4 bulan.
- ERP menyeluruh — ditambah pajak, multi-cabang, integrasi ke sistem lain, dan aplikasi lapangan. Umumnya 4–8 bulan.
Angka rupiahnya berbeda-beda tergantung lingkup, dan itulah sebabnya kami memberi penawaran setelah mendengar alur kerja Anda. Tapi rentang waktu di atas sudah cukup untuk memperkirakan skalanya sendiri.
Yang benar-benar menentukan harga
Bukan jumlah fitur. Yang menentukan adalah hal-hal berikut:
1. Jumlah alur kerja yang berbeda
Sepuluh laporan yang mengambil data dari satu sumber jauh lebih murah daripada tiga alur persetujuan yang masing-masing punya aturan sendiri. Pertanyaan yang tepat bukan "berapa fitur", melainkan "berapa cara kerja berbeda yang harus didukung".
2. Seberapa unik aturan bisnis Anda
Skema harga bertingkat, diskon per pelanggan, komisi yang dihitung dari margin dan bukan omzet — semua ini wajar dan bisa dibuat. Tapi setiap aturan yang tidak standar berarti waktu pengerjaan dan pengujian tambahan.
3. Integrasi ke sistem yang sudah ada
Menyambung ke mesin kasir, software akuntansi, atau marketplace menambah biaya. Bukan karena sambungannya sulit, melainkan karena data di kedua sisi harus dicocokkan dan diuji berulang.
4. Kondisi data lama Anda
Ini yang paling sering diremehkan. Kalau data lama tersebar di beberapa file dengan format berbeda, membersihkannya bisa memakan waktu setara satu modul penuh. Semakin rapi data awal, semakin murah proyeknya.
Yang sering lupa dihitung
Harga pembuatan bukan satu-satunya biaya. Yang juga perlu disiapkan:
- Server atau hosting — bulanan, tergantung jumlah pengguna dan besar data.
- Pelatihan tim — sering diabaikan, padahal inilah penentu sistemnya dipakai atau ditinggalkan.
- Pemeliharaan setelah masa dukungan — perbaikan, penyesuaian kecil, dan pembaruan keamanan.
- Waktu tim Anda sendiri — memberi masukan, menguji, dan memindahkan data. Ini biaya nyata meski tidak keluar uang.
Cara menekan biaya tanpa mengorbankan hasil
- Mulai dari yang paling menyakitkan. Bangun dulu satu modul yang menyelesaikan masalah terbesar, pakai sungguhan, baru lanjut. Sistem yang dipakai sebagian jauh lebih berharga daripada sistem lengkap yang belum jadi.
- Rapikan data sebelum mulai. Satu file master barang yang bersih bisa memangkas berminggu-minggu pengerjaan.
- Tunjuk satu orang penanggung jawab. Proyek yang keputusannya harus lewat rapat besar selalu lebih lama dan lebih mahal.
- Jujur soal proses yang buruk. Kalau ada alur kerja yang memang berantakan, perbaiki alurnya dulu. Memindahkan proses buruk ke dalam sistem hanya membuatnya berjalan lebih cepat ke arah yang salah.
Kapan custom tidak masuk akal
Kami akan bilang terus terang kalau kebutuhan Anda sebenarnya bisa diselesaikan software paketan. Itu terjadi ketika alur kerja Anda benar-benar standar, jumlah pengguna sedikit, dan tidak ada aturan bisnis khusus. Membayar sistem custom untuk kebutuhan seperti itu adalah pemborosan, dan kami tidak tertarik mengambil proyek yang hasilnya tidak sepadan.
Sistem custom masuk akal ketika cara kerja Anda memang berbeda, ketika software paketan memaksa tim mengubah kebiasaan yang sudah terbukti, atau ketika biaya lisensi per pengguna sudah lebih besar daripada membangun sendiri.
Langkah berikutnya
Kalau Anda sedang memperkirakan anggaran, hal paling berguna yang bisa dilakukan adalah menuliskan tiga masalah operasional terbesar Anda hari ini. Dari tiga kalimat itu kami biasanya sudah bisa memberi kisaran yang cukup dekat.
